Oké, voorlopig zullen er nog niet veel face-to-face-vergaderingen en bijeenkomsten zijn, maar als het straks weer kan, hoe zorg je er dan voor dat iedereen mee kan doen? In deze blog deel ik de vijf belangrijkste tips hoe je meetings voor iedereen toegankelijk kunt maken.
Tip 1: Zorg dat de informatie over de bijeenkomst voor iedereen toegankelijk is. Als je de meeting online aankondigt, zorg ervoor dat de website en uitnodiging goed toegankelijk zijn voor mensen met een visuele handicap. Denk bijvoorbeeld ook aan eenvoudige taal voor mensen met een verstandelijke beperking. Geef voor het aanmelden voor een meeting verschillende contactopties: dus niet alleen een online aanmeldformulier, maar bijvoorbeeld ook een telefoonnummer.
Tip 2: Kies altijd voor een toegankelijke locatie, ook als je denkt dat er geen rolstoelgebruikers komen. Ik heb hier zelf een keer een grote blunder mee gemaakt. Ik had een locatie voor een training uitgezocht, waarvan het toilet wat krap was voor rolstoelgebruikers, maar ik wist dat het oké was voor de deelnemers die ik verwachtte. En toen kreeg ik een dag van te voren onverwacht een extra aanmelding…. en bleek het toilet toch echt te klein voor deze deelnemer. Voorkom vervelende situaties en ga gewoon altijd voor een 100% toegankelijke locatie. Als organisator moet je trouwens de toegankelijkheid zelf ook altijd even checken. Sommige verhuurders hebben soms wat andere opvattingen over toegankelijkheid.
Tip 3: Geef informatie over de toegankelijkheid van je bijeenkomst. Het is heel erg vervelend als je altijd moet gaan navragen hoe het met de toegankelijkheid zit, dat is echt zonde van de tijd. Geef informatie over zaken als ringleiding, toegankelijk toiletten, bereikbaarheid met het OV, dat er op verzoek een gebarentolk geregeld kan worden, of dat de meeting online gevolgd kan worden (dankzij de Corona-crisis weten we dat we dat prima kunnen regelen). Als je, ondanks tip nummer 2, toch nog een toegankelijkheidsissue hebt, wees daar dan ook eerlijk over in de informatie die je geeft.
Tip 4: Vraag deelnemers van te voren of ze specifieke behoeften hebben, zodat je in overleg met de deelnemer naar een passende oplossing kunt zoeken. Wees je ervan bewust dat niet alleen mensen met een handicap een specifieke behoefte kunnen hebben. Ik herinner me nog wat een gedoe het was om als borstvoeding-gevende moeder een ruimte (en tijd) te vinden om tijdens externe meetings te kunnen kolven.
Tip 5: Reserveer budget om aanpassingen te kunnen doen, bijvoorbeeld 5% van het totale budget voor de geplande bijeenkomst. Dan hoef je niet last-minute op zoek naar een potje om de brailleprints of de gebarentolk van te betalen. De kosten van de aanpassingen liggen bij de organisator, niet bij de individuele deelnemer. Hou er rekening mee dat er bijvoorbeeld extra lunches nodig zijn als mensen samen met een begeleider komen.
Natuurlijk valt er nog véél meer te zeggen over inclusieve communicatie en toegankelijkheid van meetings en evenementen. Wil je graag meer over dit onderwerp leren? Ik kan ook voor jouw organisatie een training ontwikkelen die helemaal is toegespitst op jullie situatie. En je hoeft niet te wachten tot de Corona crisis voorbij is. Ik kan ook een online training geven. Neem contact op voor de mogelijkheden.
In mijn volgende blog focus ik op het organiseren van toegankelijke online meetings. Wil je een e-mailtje ontvangen als er weer een nieuw blog online is? Klik dan hieronder op de groene Follow knop hieronder.
Met vriendelijke groet, Paulien Bruijn – Inclusie Adviseur
Nog een paar interessante links:
Ga je een groot festival organiseren en wil je een goed advies over de toegankelijkheid? Dan moet je bij Marianne Dijkshoorn zijn: http://geenbeperkingmeer.nl
Checklist voor het organiseren van toegankelijke meetings en congressen: https://issuu.com/toerismevlaanderen/docs/checklist_voor_toegankelijke_meetin?e=3790497%2F62554252
